XRechnung für Freelancer in der Medienbranche
CueFlow-Redaktion ·
Kurz gesagt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Freelancer. Für Leistungen an andere inländische Unternehmen müssen sie E-Rechnungen spätestens ab 2028 selbst ausstellen, bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz schon ab 2027. Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell verarbeiten lässt; in der Regel entspricht es der europäischen Norm EN 16931 (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine PDF-Datei allein ist keine E-Rechnung. XRechnung ist ein solches Format. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF mit den strukturierten Daten; die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus.
Die Fristen
Empfangen: seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen, ohne dass der Empfänger zustimmen muss. Ausstellen: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen verschicken oder, wenn der Empfänger zustimmt, andere elektronische Formate wie eine einfache PDF. Für Leistungen im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen Pflicht, abgesehen von den Ausnahmen unten (§ 27 Abs. 38 UStG).
Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.
Ausnahmen
Rechnungen bis 250 Euro brutto (Kleinbetragsrechnungen, § 33 UStDV) dürfen auch künftig als sonstige Rechnung gestellt werden, also auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, zum Beispiel als PDF. Dasselbe gilt für Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen aber auch sie E-Rechnungen.
In der Praxis
Wer mit Studios und Produktionsfirmen arbeitet, stellt meist Rechnungen an Unternehmen. CueFlow erstellt die Rechnung direkt aus der Buchung als PDF mit eingebetteten ZUGFeRD-Daten im Profil EN 16931 und als XRechnung; beim Versand per E-Mail lässt sich die XRechnung-Datei zusätzlich anhängen. Abgeschlossene Rechnungen lassen sich nicht mehr ändern; korrigiert wird mit einer Stornorechnung.
Quellen
- Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- Bundesfinanzministerium: BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (15.10.2025)
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen (gesetze-im-internet.de)
- § 27 Abs. 38 UStG: Übergangsregelung zur E-Rechnung (gesetze-im-internet.de)
- § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge (gesetze-im-internet.de)
- § 34a UStDV: Rechnungen der Kleinunternehmer (gesetze-im-internet.de)